03 septembre 2024

Dominique Fortier - dfortier@medialo.ca

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©Photo Gracieuseté

Chloé Lefrançois offrira une formation sur la recherche et le tri d'archives.

D’ailleurs, la jeune femme qui siège sur le conseil d’administration de la SHGM depuis trois ans offrira une formation sur la gestion des archives, étalée sur trois jours. Si la formation s’adresse d’abord aux bénévoles de l’organisme, tout passionné d’histoire et d’archives peut y trouver son compte, ne serait-ce que pour apprendre comment effectuer des recherches dans la banque de documents de la Société.

Il y a différents types de logiciels qui existent déjà; certains pour la recherche de textes ou d’objets et d’autres pour des photos. D’ailleurs plusieurs organismes utilisent des systèmes différents. Toutefois, la base de la recherche demeure la même. « Il y a un pré-tri lorsqu’on fait l’acquisition d’éléments pour notre collection. On doit juger de la pertinence en lien avec l’ADN de la région. On doit aussi évaluer la valeur monétaire et parfois à qui ces éléments d’archives ont appartenu », explique Chloé Lefrançois.

Un des plus grands défis lorsqu’on gère des archives est l’espace. La principale intéressée rappelle qu’elle doit se questionner à savoir « Qu’est-ce que la Société a besoin? » C’est à ce moment où un tri doit être fait pour assurer une certaine diversité des éléments conservés et, évidemment l’espace qui y est conservé. Elle lance à la blague qu’il est peu probable qu’un organisme comme la SHGM fasse l’acquisition d’une moissonneuse-batteuse même si elle a une certaine valeur historique.

Une fois qu’un don a été reçu, il faut ensuite déterminer ce qui adviendra des documents qui n’auront finalement pas été conservés. « On privilégie toujours de les remettre au donateur. Si celui-ci n’est pas intéressé, il y a d’autres avenues comme la vente de ces éléments ou un don à un autre organisme », poursuite la technicienne en archivistique.

Pour monsieur et madame Tout-le-monde, il peut aussi être intéressant de savoir ce qui est pertinent de conserver et/ou d’offrir à sa société d’histoire locale. « Il peut parfois s’agir de correspondances ayant une certaine richesse historique. Ou encore des objets d’époque. Il ne faut pas oublier que la SHGM recense des documents de tous les villages, et non seulement Matane. Donc plus la collection est importante, plus ça devient intéressant pour des gens qui font des recherches et qui ont des besoins pour certaines informations bien précises. »

La technicienne en documentation est aussi souvent appelée à « faire du ménage » dans ce qui doit être conservé. « Il y a des documents qu’on doit conserver et d’autres qu’on peut détruire selon un calendrier de conservation prédéfini. Il y a aussi tout l’aspect de la protection des renseignements personnels des dossiers actifs au sein d’un organisme ou d’une entreprise », ajoute Chloé Lefrançois.

Pour ce qui est de la formation, elle se tiendra sur trois jours, les 11, 18 et 25 septembre. Pour la dernière journée, l’historienne Shana Gauthier viendra parler de ce que recherche principalement un professionnel en la matière lors du tri de documents. On peut rejoindre la Société d’histoire et de généalogie de Matane au 418 562-9766 pour obtenir de plus amples renseignements.